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高校对账工作与资金内部控制体系建立浅析(福州大学)

作者:福州大学 吴美璇 | 时间:2009-09-08

  

摘要:高校财务处核算资金量逐年增加,为保证高校资金内部控制体系的有效运行,应加强对账工作。本文分析了对账工作重要性及如何加强开展对账工作,以期引起各高校对本单位对账工作的重视、自查和改进。

关键词:对账 内控

随着高校招生规模的进一步扩大,在国家相关政策的支持下,高校产学研的不断发展,及高校同银行间的合作越来越密切,各高校财务处核算的资金量逐年增加。一般中等规模的高校一年资金核算量在10-15亿。面对如此庞大的资金量,保证资金的安全使用及提高资金使用效益成为各高校财务处重中之重的工作。笔者认为,对账是一项易操作而且有效保证资金安全的重要工作,通过对账,可以发现未达账项,分析是否存在舞弊,并相应建立资金内部控制体系。根据《高等学校财务制度》,各高校对在银行开设的每个账户应于每月末与银行进行对账,以便及时发现资金流动中的一些问题并在第一时间进行处理。对账的内容主要包括账证核对,账账核对,账实核对,账表核对。实际上,通过对各个高校的实地调研,大部分高校并没能完全做到,即使进行对账,也没有及时找出未达账的原因,而是将这些未达账拖延到下个月,甚至是到年终再来一次性解决一个会计年度的未达账。这种情况的出现必然要引起各单位有关责任人的重视。对账作为一项看似简单的会计工作,但却能在高校资金内部控制上能发挥举足轻重的作用。

一、正确认识对账工作与高校资金运营的密切关系

(一)、对账工作是高校账务核算正确性、及时性、完整性和真实性的重要保证。

由于高校与银行的行业会计制度不同、记账时间不同、记账凭证传递程序不同,故双方记账结果会出现不一致。只有通过与银行的对账,才能发现账务核算过程中的错记、漏记和重记,以便及时更正。

(二)、对账工作是高校及时发现差错事故和经济案件的导引线,是高校内控制度建设的重要手段,是高校保证资金安全高效运营,防范金融风险的有力措施。

高校与银行的大量经济业务往来中难免会出现错账、漏账甚至是不真实的账。通过及时对账,可以采取积极的措施,追回错账,避免造成不必要的经济损失;当前,不法分子冒用高校账户诈骗银行资金、高校内部员工贪污挪用单位资金等经济案件屡有发生,如对账结果出现银行已付企业未付的情况时,更应进行彻底的清查。切实做好对账工作对确保高校资金的运营安全非常必要。

(三)、对账工作是高校提高资金使用效益的监督手段

高校与银行账务不一致时,会出现未达账项,若不及时调整,会对高校资金管理产生不利的影响:一是银行已收而高校未入账,这种情况不利于高校对资金进行全面安排,无法及时将资金投放到更急需的项目上去;二是高校可能过高估算银行存款资金,可能造成资金超支使用,甚至形成账户透支。只有切实做好对账工作才能严格资金管理,提高资金使用效益。

二、重视对账工作,完善高校资金内部控制体系

对账工作作为高校资金核算的准确、完整、及时性的重要保证,作为资金流动安全、防范金融风险、提高资金使用效益、完善高校资金内部控制制度建设的重要手段,理应得到高校财务部门的重视。

()、加强对对账工作的重视

首先,要树立内控无小事的理念,加强对对账工作重要性认识。其次,对账岗位的设置应严格遵循“不相容职务分离”原则,专岗专职,不得交叉设置。很多高校的对账人员往往身兼数职,一般由出纳人员来完成对账工作,实际上也就只编制银行存款余额调节表而已。但实际上对账工作的范围不单单是编制银行余额调节表,它只是银行对账工作的结果之一,除此之外还包括其他职责,如银行账户余额准确,防止银行资金被非法挪用;银行对账过程的准确性和结果的真实性等等。如果仅由出纳来完成这一系列工作,恐怕很难真正达到对账的目的,高校资金内部控制体系也难以建立。同时,对账岗位有着其特殊性,它不是一项单一、独立的工作,与各岗位包括审核、复核及银行出纳的工作都是息息相关的,对账工作常常需要得到这些人的协助。由于种种原因,相关领导忽视这样岗位的联系,各岗位人员也只做好本职工作而忽视了对对账岗位的协助,导致对账工作难以进行。最后,要定期进行岗位轮换。岗位轮换可避免职工因长时间驻留某个岗位产生麻痹而产生的差错,也可避免因工作时间长而形成的各种人际关系削弱相互制约作用。通过岗位轮换交接工作,后一任职工可对前一任该岗位职工的工作有进一步的检查作用,从而促进良好内控体系的建立与实施。

(二)、提高对账人员职业道德修养和职业技术水平

职业道德修养的提高首先应将诚信教育放在首位。会计诚信就是要客观、公正、不偏不倚地把现实经济活动反映出来,并忠实地为会计信息使用者服务。国家总理朱镕基2001416在视察上海国家会计学院时,语重心长地题写了“不做假账”四字校训,将“诚信”作为当前会计工作的根本和第一要务。对账工作作为高校财务工作的最后一个环节,他的工作结果反应高校财务中的问题,对账人员的职业道德至关重要;此外,高校对账工作繁琐而复杂,往往涉及到方方面面的问题,对账人员首先应具备扎实的会计业务知识,熟悉单位实务,同时要加强与各大高校进行交流、沟通,及时总结、归纳高校对账中出现的新问题,不断完善对账工作;加强对包括会计知识等其他综合知识的继续学习,不断更新业务知识,提升自身的职业技术水平。

(三)、形成对账结果问责制

近年来, 我国相继颁布了《内部会计控制规范—— —基本规范试行) 》和《关于高等学校建立经济责任制加强财务管理的几点见》等文件, 各高校也根据自己的实际情况, 相应制定了一些内部会计控制制度,从各方面加强管理。对账结果作为高校发现财务问题的重要渠道,对账工作不得有半点马虎。形成对账结果问责制,可以对对账工作形成有效的监督和威慑作用,使单位领导和对账人员能正确对待和提高对对账工作重要性的认识,保证对账工作的制度化和规范化,不断完善单位资金内部控制体系,确保单位资金运营的准确、安全、高效性,不给不法分子留有可乘之机。

参考文献:

[1]章雁:《对高校会计诚信教育的思考》,《事业财会》,2006年第2

[2]王晓红:《不可轻视的银行对账单》,《财经界》,20062月下半月刊

[3] 财政部财会[2001 ]41 号文件.内部会计控制规范 — — — 货币资金(试行) [Ζ] .

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